Logra una reunión virtual de calidad con estos consejos prácticos

Aunque las juntas –virtuales o presenciales– no siempre son bienvenidas, no cabe duda de que hay algunas que son esenciales. A raíz de la pandemia, nos hemos convencido de que la tecnología es una gran herramienta y, en el caso de las juntas, no siempre es necesario trasladarse para que sean efectivas. Basta con ver las estadísticas de la plataforma Zoom para comprobarlo. En mayo de 2020, se contabilizaron 200 millones de reuniones al día, y en junio la cifra subió a 300 millones. Cada vez más, conectarse desde la computadora es una gran opción y puede resultar igual de útil que una reunión cara a cara, pero es importante hacerlo con orden. A continuación, te presentamos algunas recomendaciones para lograr una reunión virtual de calidad.

1. Todos atentos. Pídele a tus Colaboradores que mantengan la cámara encendida a lo largo de la junta. Verse genera una sensación de que lo que se está exponiendo es recibido con atención por todos los miembros.
2. Líder de la reunión. Asigna a un moderador. Él será el encargado de dar la palabra; de lo contrario, puede crearse demasiado desorden si todos quieren hablar al mismo tiempo. Es importante que todos tengan micrófonos apagados y utilicen el chat de la aplicación para pedir la palabra o exponer sus preguntas. 
3. Orden en la sala. El moderador no debe sentir pena de pedirle a alguien que preste atención si lo ve distraído. Así como en una junta presencial parecería una falta de respeto que alguien esté viendo su celular mientras otra persona está hablando, a través de una pantalla se debe exigir el mismo nivel de atención. 
4. La conexión. Una mala conexión puede arruinar una junta virtual. Si tus colaboradores no cuentan con buena recepción, ofréceles un espacio en las oficinas en donde sí la tengan, o bien pídeles que vayan a una cafetería para tener la reunión. Hoy en día una mala conexión no debe ser un pretexto para no cumplir con el trabajo. 
5. Sólo los necesarios. No convoques gente de más, intenta que en las reuniones sólo estén quienes necesitan estar; de lo contrario, se puede alargar mucho con preguntas y participaciones innecesarias.
6. Pagar sí importa. Las versiones gratuitas de las apps especializadas en reuniones virtuales (Zoom, Google Meets, Teams, Jitsi, Skype, etc.) suelen tener ciertas limitantes como la imposibilidad de grabar o un límite de tiempo. Es muy conveniente pagar por versiones pro para asegurarse de que la junta no se corte, permita la asistencia de un número ilimitado de personas (para reuniones grandes) y pueda grabarse, lo cual es una gran herramienta por si tus Colaboradores se perdieron de algo.
7. Creación de minuta. Resulta muy útil para tus Colaboradores que alguien anote los puntos más importantes y los envíe a los asistentes, o incluso a quienes no fueron convocados, pero deben enterarse de los puntos que se tocaron en la junta. 
8. Apóyate con material audiovisual. Presentar gráficas, calendarios, presentaciones o mapas conceptuales ayuda mucho a la mejor comprensión de los temas por parte de los asistentes virtuales. 
9. Un detalle físico. Si se trata de una reunión muy larga, o bien si es una reunión para festejar algo como un reconocimiento de la Empresa, una promoción o incluso la fiesta de fin de año, enviar un detalle físico siempre será bien recibido por el equipo. Por ejemplo, un kit para preparar café, un lunch, una agenda o cualquier detalle que sea alusivo al motivo de la junta hará que los Colaboradores se sientan valorados y estarán más atentos y participativos.
10. Crea dinámicas. Si la reunión es para presentar a un nuevo Colaborador o si se trata de un festejo, pídele al moderador que organice dinámicas para hacer más divertido el momento. Hay apps como Squad, House Party, Caribu o Bunch para divertirse con juegos de mesa en pantalla, jugar gato, resolver adivinanzas, etc.  

Las reuniones virtuales de
calidad mejoran la productividad
de tu equipo de Colaboradores.

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