De vuelta a las convenciones de trabajo presenciales

A más de un año del inicio de la pandemia, la fatiga de las reuniones virtuales comienza a hacer estragos. Convenciones con negociaciones de peso de por medio enfatizan la necesidad del retorno a eventos presenciales. ¿Es posible realizarlas de forma segura? Expertos del Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) de Estados Unidos y Connect with Confidence, la iniciativa global de Marriott Bonvoy Events, con recursos para organizar reuniones y eventos frente a los retos actuales, nos demuestran cómo lograrlo.

Antes del evento

Sede

• Vigila el comportamiento de los casos de COVID-19 del lugar donde realizarás la reunión. Los sitios oficiales de los gobiernos proporcionan la información. Durante los picos de pandemia, lo ideal será reprogramar. 
• Opta por espacios al aire libre. En caso de requerir espacios interiores, decídete por grandes recintos y un número reducido de asistentes. Más metros cuadrados, una buena ventilación y personal capacitado para mantener los protocolos sanitarios serán la mejor combinación. 
• Oasis anticoronavirus. Algunos hoteles tienen estrictas medidas de limpieza, ventilación, así como la facilidad de realizar pruebas rápidas de COVID-19. Estos espacios “burbuja” resultan idóneos para reuniones con grupos reducidos.

Cantidad de asistentes

• El tamaño del evento dependerá de la capacidad para mantener a los asistentes a más de 2 metros de distancia, equivalentes a la longitud de 2 brazos extendidos. 

Conducta de los asistentes 

• Exige la prueba de vacunación, o bien, la prueba PCR negativa (realizadas en un plazo no mayor a 72 horas) para la entrada al evento. Ayudará a mitigar un posible brote. Durante una reunión a gran escala, organizada por Marriott International en agosto pasado, las pruebas fueron enviadas mediante una app gratuita específicamente creada para estos fines. 
• Informa con antelación sobre el uso permanente de cubrebocas. Deberán tener especial cuidado durante los momentos del viaje con mala ventilación y escaso distanciamiento: aeropuertos, transporte público, áreas de descanso, entre otros. 
• Alienta la responsabilidad compartida. Será necesario cancelar la asistencia y quedarse en casa si se presentan síntomas de COVID-19 o se ha tenido contacto con algún caso positivo. Orienta políticas que procuren esta acción sin temor a represalias por inasistencia, así como políticas de reembolso flexibles.

Durante el evento

Protocolos a seguir como organizador

• Todos los asistentes y el personal deberán utilizar mascarillas que se ajusten correctamente al rostro, cubriendo completamente nariz y boca. Deberás tener personal enfocado en monitorear y garantizar el cumplimiento de esta medida. 
• Alienta el distanciamiento físico bloqueando asientos o colocando marcadores en el piso que orienten la disposición. 
• Mantén la música ambiental con volumen bajo, facilitará la comunicación y evitará levantar la voz. 
• Los suministros que no pueden faltar serán: jabón, agua, desinfectante de manos (con al menos 60% de alcohol), toallas de papel o secadores de aire para manos, toallas desinfectantes y mascarillas (para los asistentes o personal que no la porten).
• Utiliza carteles que promuevan el distanciamiento social, así como el continuo lavado de manos –con agua y jabón por al menos 20 segundos o con algún desinfectante–. Colócalas en lugares visibles, como entradas o baños. El Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades proporciona recursos digitales que puedes imprimir.

Después del evento

• Monitorea el estado de salud de los asistentes. Si hay algún contagio de COVID-19, colabora con los centros de salud para investigar los casos y hacer el rastreo de contactos pertinente. Los Colaboradores con posible riesgo no podrán asistir al trabajo y deberán aislarse por 14 días.

Opta por espacios al aire libre. En caso
de requerir espacios interiores,
decídete por grandes recintos y un
número reducido de asistentes.

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